Sve što nas danas okružuje, a služi čovjeku i njegovoj okolini, nekada je bila samo ideja u glavi vizionara. Njena materijalizacija počela je onog trenutka kada je čovjek to izustio i tako posvjedočio namjeru. Onda je krenulo preispitivanje, a najčešća pitanja tada bi bila „Kako ovo riješiti, šta će biti bolje kada to napravim…?“. To je okosnica današnjeg planiranja koje daje odgovor na osnovno pitanje „Zašto, kuda i kako idemo?“ jer živjeti, odnosno poslovati bez cilja jednostavno nema smisla. Ako ne znamo gdje i kuda idemo, ne znamo ni kako ćemo tamo stići.
Da se vratim uvodnoj priči. Dakle, zaposlenik s najnižom platom zaista će ljetovati na Maldivima. Kako? Ostvarenju nekog cilja ili sna uvijek je prethodila ideja, a zatim čvrsta odluka. Naš protagonista je tako donio odluku da, više nego išta, želi ljetovati na Maldivima i da mu je to trenutno glavni cilj. Tako će on sve svoje aktivnosti i resurse podrediti ka ostvarenju tog cilja. Istina, neće ljetovati na Maldivima 2025. godine, jer će mu trebati određeni period da prikupi potrebna sredstva, ali već 2027. to je više nego izgledno. Njegov put kreće, počinje štednja, dodatni radni angažmani, kalkulacije, sredstva počinju da se prikupljaju, a svakidašnjica dobija drugi smisao. Više se ne troši novac na sporedne stvari, jer sada postoji viši cilj – ostavljam sve sa strane za moje putovanje iz snova 2027. godine! Već s približavanjem zacrtane godine, podvlači se linija, kontroliše prikupljeno i donosi odgovor jesu li ispunjeni finansijski preduslovi. Možda na kraju bude potrebno dopuniti nešto sitno, kroz limit ili kredit po kartici, i to je to. Idemo kupiti novi peškir i šešir!
Eto, tako je i u poslovanju. Svemu je prethodila ideja koju smo potom izgovorili, a onda i prenijeli na papir. Odredili smo poslovne ciljeve i počeli razmatrati strategiju i taktike kako ćemo tamo stići. Na osnovu prikupljenih podataka, iskustava i raspoloživih resursa, u planiranju i determinisanju su nam pomogli zaposlenici, partneri i potrošači. Tako će nastati strateški plan, naša zajednička vodilja, skretnica koja usmjerava sve vozove na isti kolosijek. Putovanje može da počne.
Uspjeh se planira
Proces strateškog planiranja omogućiće nam da našu organizaciju „pretresemo“ iz temelja i sagledamo stvari iz nekoliko uglova. Razmotrićemo gdje smo jaki ili slabi, gdje su nam prijetnje ili prilike, a kojim to resursima raspolažemo. Prirodno će nam se nametnuti buduća, željena slika našeg poslovanja i postojanja, a iz nje izvući strateški ciljevi. Istovremeno, zavirićemo u našu zlatnu riznicu i vidjeti imamo li dovoljno blaga da krenemo tim putem, tj. kako i na koji način ćemo pronaći još koju vrećicu sa zlatnicima, pa je okačiti uz pojas i smjelo krenuti. Obično se ta potrebna vrećica koja treba da prevagne odluku, uvijek nekako pronađe za dobar cilj, pa zapamtimo i ovu misao:
„Pronađi cilj, pronaći ćeš sredstva“ – M. Gandhi
Dakle, svi koji su do sada izbjegavali planiranje misleći da za to nemaju sredstava, evo dobre vijesti. Za sjajnu ideju i motivišuću viziju, malo ko neće pronaći ili izdvojiti sredstva. Prema tome, usredsredimo se na pravu ideju koja rješava potrebu naših potrošača, zaposlenika i kompanije!
Zašto zapravo planiramo? Prosto rečeno – ne želimo da zakopčamo košulju i da tek na kraju vidimo da smo na početku pogriješili rupicu… Ne želimo isto tako da srljamo od poduhvata do poduhvata. Za uspješno poslovanje trebamo kontekst i cilj. Trebamo znati zašto to činimo i kroz organizacionu strukturu to spustiti do kraja. Organizaciju čine ljudi, a svaki zaposlenik je zapravo točak komplikovanog mehanizma koji se zove kompanija, gdje je potrebno uspostaviti sinhronizovani tik-tak! Strateški plan to omogućava. Omogućava da svako od nas razumije svoju ulogu u organizaciji i smisao svakodnevnih operacija i šta to sve znači našem kolektivu i čemu zapravo doprinosi. Svaki zaposlenik treba znati kojoj strategiji podređujemo i usmjeravamo sve naše aktivnosti. To uvodi smisao.
Smisao i uticaj planiranja
Ključ planiranja upravo je u zajedništvu. Strateško planiranje nije izolovana aktivnost rezervisana samo za pojedine strukture neke organizacije. To je aktivnost u kojoj učestvuju svi nivoi organizacije, svi zaposlenici u obimu i domenu svojih odgovornosti. Cilj je da svi unutar našeg kolektiva razumiju da svaki postupak, mali ili veliki, doprinosi nečemu – ili uspjehu ili neuspjehu. Kako? Jednostavno, sve je na početku bila jedna mala grudva na vrhu brijega. Ako je na vrijeme nismo uočili, ne možemo je ni zaustaviti.
Sjećam se jedne koleginice početnice, bilo je to prije deset godina, a još je nekako svježe, koja je nakon par dana dala otkaz jer, između ostalog, nije željela da pošalje nekoliko faksova s izvještajima za klijente, uz argument „nisam studirala da bih slala faksove!“ Izostankom plana, ali i jasnog karijernog puta zaposlenika, možemo i dalje svjedočiti sličnim dešavanjima. Svaka pozicija i prateće aktivnosti trebaju biti smislene onome koji ih obavlja i jasne čemu vode i kako se to uklapa u strateške i poslovne ciljeve. U ovom primjeru to su bile završne aktivnosti monitoringa i evaluacije, zaključenje jednog poslovnog procesa koji ovoj koleginici nije bio jasno predstavljen, kao i važnost tog procesa za sve ostale unutar kompanije.
Strateški ciljevi trebaju biti jasni ne samo onima na vrhu, nego i početnicima. Prva linija organizacione strukture treba znati smisao i uticaj svojih aktivnosti na poslovni uspjeh. Da bi se postiglo bolje razumijevanje na svim nivoima, strateško planiranje bi u određenom obimu trebalo uključiti različite učesnike, strukture i kompetencije u svoje segmente. Tako se šalje i jedna snažna poruka da su zaposlenici najvredniji resurs, istinski, a ne samo deklarativno.
Kako strateški planirati?
Postoji veći broj metoda planiranja i oblikovanja strukture i sadržaja samog dokumenta plana. Ne trebamo na to, na formu, gubiti vrijeme već se okrenuti suštini. Suština je nekoliko glavnih parametara koje trebamo što bolje odrediti i pratiti kako nam ide. Želio bih na njih ukazati i naglasiti da se bez njih nikuda ne ide. Nažalost, viđao sam brojne strateške planove koji zadovoljavaju puke forme, imaju neke sjajne uvode, prva poglavlja, prelijepe swot analize i pozadinske informacije i grafike, ali kada dođete do ciljeva i njihove realizacije – tu je negdje i kraj dokumenta. Niti znate kako, niti ko će to provesti, kojim sredstvima, ni u kom periodu.
Prema tome, nakon prikupljanja i analiziranja svih dostupnih primarnih i sekundarnih podataka, glavni parametri su – ciljevi i aktivnosti i prateći parametri mjerenja: indikatori, targeti, nadležno osoblje, budžet i vremenski period izvršenja. Bez ovoga, smatram, nema plana koji će podstaći akciju i ostvariti promjenu. Ilustrativno, radi boljeg razumijevanja, proces možemo predstaviti u ključnim etapama povezanih i cikličnih radnji koje koristimo u više disciplina, pa i u strateškom menadžmentu i planiranju, a to je: istraživanje > planiranje > provođenje > kontrola > unapređenje. To u praksi znači da polazimo od dugoročnog strateškog cilja koji se izvodi iz misije i vizije, a potom se spuštamo prema operativnim strateškim ciljevima. Kod određivanja ciljeva trebamo primijeniti poznatu SMART metodologiju koja je akronim da ciljevi trebaju biti specifični, mjerljivi, ostvarivi, realistični i vremenski određeni. Da bi se sve ovo ostvarilo trebamo aktivnosti, pa tako definišemo one ključne, određujemo im nadležne osobe koje će ih provesti i postavljamo određene ciljeve i indikatore uspjeha. Budžet je pokretač, bez sredstava ne možemo ništa, a vremenski rok koji možemo predstaviti i vremenskom linijom, podsjetnik je da sve ima svoj početak i kraj, tj. rok.
Ako se vratimo našem protagonisti s početka i njega uzmemo kao primjer u planiranju, onda se njegova lična misija i vizija dovodi u vezu s kvalitetnim životom, srećom i zdravljem. Njegov dugoročni cilj bi bio usmjeren ka povećanju broja putovanja na hit odredišta širom svijeta, da bi svoj život učinio sadržajnijim a sebe zadovoljnijim i zdravijim, dok bi jedan od operativnih ciljeva bio odlazak na Maldive. Aktivnosti tog cilja kretale bi se od pronalaska izvora sredstava i štednje, rezervisanja najboljih opcija za putovanje i smještaja na Maldivima, pripreme za put i konačno sam čin putovanja. Targeti i indikatori određuju potreban iznos novca, broj prikupljenih ponuda, target cijene smještaja i prevoza i sl. Sve to izgleda kao jedna ček lista dešavanja ili prostije rečeno kao kupovna lista koja nam pomaže da ostanemo u fokusu i da umjesto par artikala po koje smo došli, ne kupimo cijelu kesu.
***
Nijedno planiranje nije besmislena aktivnost, a strateško će nam odgovoriti kuda želimo ići s našom organizacijom, gdje ćemo na kraju stići i kako ćemo to uraditi. Za kraj, postavimo sebi samo dva pitanja: „Imamo li naš plan?“, a potom odgovorimo iskreno sebi i na ovo posljednje: „Znamo li gdje ćemo?“.